绍兴市晶宇进出口有限公司单证流程设计
来源：网络 时间：2022-03-19
1 公司及其单证岗位概述
1.1 公司企业文化介绍。绍兴市晶宇进出口有限公司是一家经国家商务部批准的进出口公司，是一家集贸易与生产于一体的私营企业，创办于2007年6月。虽然这是一家年轻的公司，但是拥有一支经验丰富的专业队伍，可以为客户提供最为满意的产品。
公司享有自营进出口权，产品远销欧、美、亚等国家及地区。公司主要经营：各式全棉，涤纶，亚麻、苎麻等印花、染色、绣花布等。公司与各生产商保持良好的合作关系，能为客户提供较为优惠的产品价格。公司奉行“诚信、节俭、开拓、创新”八字方针，以市场为导向，以诚信取市场。公司将一直奉行质量第一的服务宗旨，价格公平，信誉至上。
由于各公司外贸经营模式不同，笔者就针对绍兴市晶宇进出口有限公司的运营模式，对该公司的单证流程进行详细论述。
1.2 公司单证岗位概述。单证就是在进出口业务中应用的单据和证书，买卖双方凭借这些单据和证书来处理货物的商检、运输、保险、报关、交付、结汇等，单证是结算的基本工具，也是履行合同的必要手段。而单证员的工作贯穿于企业的外销、进货、运输、收汇的全过程，工作量大，时间性强，涉及面广，除了出口企业内部各部门之间的协调配合外，还必须与检验机构、保险公司、交通运输部门、海关、银行以及其他有关部门发生联系，环环相扣，互为影响，也互为条件。
2 单证操作流程设计
2.1 租船订舱：制作托运委托书，向货代公司订舱位，告诉货代公司货物地址，货好时间。由业务员或跟单员提供数据，看是订小柜、平柜还是高柜或者直接托运。
2.2 商检：交货期前一两个星期办理商检。
2.3 发货通知：这个环节关系到出货的及时和准时问题，同时牵扯到船期和客人可以准时收到货物。货代订好舱后传真来的进仓单告诉仓库或工厂，安排好出货时间。司机过来托柜，装完箱后等具体装箱数据，用来做报关资料。
2.4 报关：报关时提供给货代全套资料，包括：核销单，报关委托书，报关单，盖章的空白A4纸。截关当日或前，告知报关数据，如海关十位数编码，装箱单数据，商业发票数据，报关要素等等，寄出的资料必须向货代确认是否收到。
2.5 确认提单：货代会传一份格式提单让你确认提单。如果是T/T，那一般确认好件数，毛重，体积，就没有很大问题。如果是L/C，必须要按照L/C上的条款来确认，如收货人，船名航次，是FOB还是CIF，是整箱还是拼箱。提单一般是开船后才能出来。如果电放则需要制作一份电放保函给货代，让其制作电放提单。提单分为电放提单以及正本提单。
2.6 保险：如果是CIF方式走货的话需要做保险。保险是以报关时的发票为基准的，加上重要的船名航次、保险金额、保险时间。
2.7 原产地证书：原产地证书分为一般原产地证C.O和普惠制产地证FORM A。一般原产地证可以通过贸促会或商检局申请：普惠制产地证则只能向商检局申请。原产地证书是发达国家对发展中国家的一种优惠政策。并非全部单证都要做原产地证书。做原产地证书，必须向商检局或贸促会提交包括原产地证书的申请表格、原产地证书表格、装箱单、商业发票、提单复印件在内的单据资料。
2.8 拿单：船开后2～3天内，货代会列出清关费、文件费、操纵费等用度清单，逐项支付后，把水单发给货代。货代核实到账款项后向其拿正本提单。按常规来讲，应该指派专人亲自到货代公司提单，或者直接向货代公司发出寄单委托书，令其将提单寄到公司。如果提单电放，出提单电放申请，盖上公司章，签名后通过传真发给货代，并将货代传真回来的提单副本存档保管。
2.9 议付单据：议付单据系一套涵盖了原产地证书、提单正本、保险资料，以及明确标示发票号、柜号、封条号的发票装箱单的出货资料。通过电邮向客户发送提单正本的复印件催款，所有款项到位后寄议付单据。
2.10 开票资料：出货后从货代公司取出作为向工厂出具票据时的对照单海关预录单，以确保工厂开的票与报关资料一致。
2.11 退单：报关后一个月，跟货代催要报关行或货代会将报关底联及核销单退税联退还给你。退税时除了要出具这些单据，还应该出具银行的核销水单。
2.12 业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
2.13 文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。需要笔者做的是要将纸张形式的资料放在文件夹里，同时还需要输入出口发票。
3 流程中的注意点及单据的时间要求
3.1 流程中的注意点
3.1.1 在租船订舱时，笔者会放松警惕，常犯错误为：FREIGHT COLLECT写成FREIGHT PREPAID；一些不从上海港走的货写成了SHANGHAI。
3.1.2 商检比较简单，但值得注意的就是要及时的向厂方商检员催商检凭条，并及时将商检凭条转给货代在报关前。
3.1.3 报关时具体要求，因为笔者主要做这块，所以比较熟悉，也知道注意点，报关单据包括装箱单、发票、核销单、报关单、报关委托书。
装箱单、发票、报关单、报关数据是自己做的，这些都有的内容（发票号，日期，买方公司名称，起运港和目的地，唛头，货描，数量）要保持一致，发票要注意报关的金额一定不要错，这些做好，认真检查完毕，都要传递给货代公司的操作员的。
核销单是一式三联，要盖五个章，两个公章，三个条形章带公司名称和在外管局的编码，盖在对应的地方。
报关单一般不填内容，最底栏申报单位那盖报关专用章；最好多寄给货代公司几份确保打印时无误，要不然就有得重寄，更费时费力。严重时因为这个赶不上船，就不好交代了。
报关委托书是委托别人报关时用的，一式三联，每张都得盖章，右上方和左下方有日期的地方各盖一个公章加法人章，内容可填可不填。
空白A4一般寄6张，一般在右下角盖上公司中英文章和法人的章即可，是用来给货代打印商业发票、箱单等等。其中也已包含多寄的。
以上单据都是一般情况下需要的，特殊情况特殊对待。所有单据准备齐全了寄给货代或指定地点。寄件之前一定要再审一遍看看所有单据是否都齐了，要盖的章是否都盖了。
3.1.4 一般提单货代公司都是按照你的托书的数据进行填写，只要认真仔细的核对，一般就没问题了。
3.1.5 原产地证书是很容易犯错误的，人为的因素比较大，所以自身的核对很重要。曾经就有一次疏忽，被商检局的人把字母给打错了，当时笔者没有查出来，后来还特地去改了一次。
3.1.6 开票资料是要和工厂打交道的，所以必须写清楚，也必须和工厂交代清楚，写明公司抬头，第一次开发票必须给工厂税务登记证的复印件和法人身份证复印件，否则犯错误是十有八九。
3.1.7 退核销单一般在出货一个月之后跟货代催要，一般情况下，都是付款买核销单，一开始的时候这个环节总是疏忽，虽然这是个只需一个电话就可以解决的事情，殊不知就是经常忘记。
3.2 各种单据时间要求
各种单据的签发日期应符合逻辑性和国际惯例,通常提单日期是确定各单据日期的关键，汇票日期应晚于提单、发票等其他单据，但不能晚于L/C的效期。各单据日期关系如下：
发票日期应在各单据日期之首；提单日不能超过L/C规定的装运期也不得早于L/C的最早装运期；保单的签发日应早于或等于提单日期（一般早于提单2天），不能早于发票；箱单应等于或迟于发票日期，但必须在提单日之前；产地证不早于发票日期，不迟于提单日；商检证日期不晚于提单日期，但也不能过分早于提单日；受益人证明：等于或晚于提单日；装船通知：等于或晚于提单日后三天内。
