新时代信息数据化背景下企业档案管理创新思考探索

来源：网络 时间：2022-03-19

　　在新时代信息数据化背景下，信息资源发挥着重要的作用。企业需要加强管理信息资源，才可以实现可持续发展。企业档案管理工作发挥着重要的作用，企业需要利用现代信息技术，提高企业档案管理信息化水平。计算机网络技术不断升级发展，可以提高企业档案管理工作效率。虽然近些年企业档案管理工作获得一定的成果，但是仍旧存在不完善部分，企业需要利用合理的管理措施，促进企业档案管理信息化建设。

　　一、新时代信息数据化背景下企业档案管理的特征

　　(一)数字档案为管理对象

　　在新时代信息数据化背景下，企业档案资源也逐渐实现了信息化，企业越来越少的利用纸质档案，不断增加数字载体档案，技术人员可以在计算机中存储这些档案，数字档案具有一定的虚拟性，这类档案可以实现复制和传输等功能。

　　(二)收集利用为管理核心

　　在管理纸质档案的过程中，管理人员需要加强信息管理档案，但是落实信息化档案管理工作，企业需要加强整理和保管档案，因此也改变了企业档案管理工作的对象，不断增加了数字档案的数量，企业档案管理工作的重点是高效管理和利用信息化档案。

　　(三)档案利用方式的信息化

　　企业在利用纸质档案的过程中，档案管理人员需要来到档案室查阅档案，降低了档案利用率。在新时代信息数据化背景下，可以利用计算机形式呈现出数字化档案，提高了档案查阅和利用的便利性，在网络化应用阶段，可以使档案工作的效率和质量进一步提高。

　　二、新时代信息数据化背景下企业档案管理的现状

　　(一)档案管理方式滞后

　　在新时代信息数据化背景下，逐渐突出了企业档案数据化的重要性，企业在日常经营生产中会不断出现各种数据化信息资源，在实际利用当前的档案管理模式中，因为数字化建设工作具有滞后性，无法满足时代发展的需求。一些企业虽然建立了自动化办公模式，但是因为企业档案管理工作具备保密性，再加上企业档案管理工作并不会直接产生经济效益，因此一些企业并没有构建专业化的档案管理信息化平台，没有及时归档电子档案，无法完整的存储企业档案信息。

　　(二)网络安全问题

　　企业利用信息化技术的阶段，企业需要正确理解信息化技术的利弊，高效管理和利用档案，但是同样也威胁到档案安全性。企业经常会泄漏档案信息，影响到企业信息的安全性。实现企业档案管理工作的信息化，需要完善安全基础设置，保障网络信息安全性。促进新时代信息数据化背景下企业档案管理工作可持续发展。

　　(三)档案服务信息化程度低

　　企业档案管理工作的目的是开发运用档案信息，同时可以为企业战略发展提供可靠性的参考数据。但是当前很多仍旧注重保管和整理档案信息，降低了企业档案管理信息化程度。在新时代信息数字化背景下，档案信息逐渐实现了数据化，对于企业档案管理工作也提出了更高的要求，企业不仅要归档整合档案，同时也要集中查阅档案，提高档案信息搜索和应用的便利性。

　　(四)电子档案真实性问题

　　传统的纸质档案具有较高的真实性，因为档案的载体是纸质，因此在记载和保存档案信息的过程中很难发生虚假问题。但是针对电子档案类型，因为信息技术具有虚拟化特征，因此很容易引发各种问题，尤其是真实性问题，一方面很难确定信息的原始性和真实性，另一方面在保存信息的过程中，如果发生了其他问题，也会影响到档案信息的真实性，被他人篡改之后很难被察觉。

　　三、新时代信息数字化背景下企业档案管理创新措施

　　(一)创新企业档案管理理念

　　为了充分挖掘企业档案信息，为企业决策提供准确的数据。在新时代信息化数据化背景下，企业需要创新档案管理理念，落实新型管理思维，在档案管理和档案存储中利用信息技术。档案管理人员需要主动分析信息技术的作用，重视信息数据资源，转变传统的纸质档案信息为信息数据形式，根据企业实际需求综合分析档案管理过程，及时分析档案信息，便利性的查询企业档案信息。企业需要完善档案管理制度，档案管理人员也要建立数据化管理思维，科学利用互联网技术，高效利用企业档案资源。在新时代，企业对于档案信息提出了较高的要求，档案管理人员需要根据工作要求，分类存储数据资源，建设企业信息化档案管理平台。

　　(二)加强归档电子档案

　　数字档案是企业档案信息重要发展趋势，因此档案管理人员需要加强收集和归档资源，满足档案管理部门电子档案的工作要求，使企业档案归档效率进一步提高。企业需要注重归档电子公文，根据规范转换电子公文，优化归档模块和接口，通过全面收集数据信息，保障企业档案归档的全面性。企业还需合理归档多媒体档案，多媒体档案具有较多的类型，增加了归档工作的难度，因此企业需要分类归档档案资源，根据规章制度，分类归档照片和视频以及音频等资源。

　　(三)建立管理服务平台

　　在新时代信息数据化背景下，为了高效管理档案资源，企业需要优化档案管理形式。利用信息技术整理企业内部数据，构建数据化档案管理服务平台。企业利用数字化档案管理平台，可以及时管理和发布档案信息，同时可以存档电子档案。企业需要改进档案管理流程，保障电子档案安全性，提高企业档案信息的规范性，保障信息化管理效果。企业完善管理服务平台，需要利用平台拓展性，集成利用企业自动化办公系统，可以自动归档企业电子档案。企业需要利用数据化档案管理模式，完善档案信息管理系统，详细的记录档案数据，促使企业高效利用信息，科学的配置企业档案资源。同时需要通过数据分析，满足企业信息需求，进一步丰富企业档案管理功能。

　　建立档案信息服务平台，不仅需要高速的传输信息，还要完善安全保障系统。利用网络技术实现企业档案管理工作的数据化。全面收集实体档案信息和数字档案信息，通过分类汇总，保障档案信息的安全性，建立档案信息查询平台，有利于企业高度共享资源，不仅可以提高企业档案信息的真实性，同时可以实现企业档案资料的数据化，帮助用户便捷的获取信息，提高企业档案管理工作效率。

　　(四)完善电子档案安全保障体系

　　企业应用压缩编码加密技术，可以提高电子档案读取工作的针对性，同时可以保障电子信息内容的保密性，企业需要利用计算机技术和互联网技术建立电子信息档案数据库，有效共享信息内容，但是因为互联网中存在漏洞，可能会泄漏档案内容。因此在企业档案管理工作中，企业需要完善电子档案安全保证体系，加强监督和管理企业档案管理工作，同时对于档案实现安全备份，跟踪监控记录档案，及时处理发现的问题。

　　(五)智能化管理档案信息

　　为了满足新时代信息数据化需求，企业需要加强数据化管理档案，利用大数据技术智能化管理档案信息，集中式一体化管理电子档案信息。在运用的档案信息的过程中，可以利用条码扫描枪和PDA等技术手段，有序管理企业档案信息。企业开展各种经济活动和经济业务，需要利用数据作用，因此企业在创新档案管理工作的过程中，企业需要结合业务数据，建立子档案系统，促使业务人员利用系统检索需要的信息，提高整体工作效率。

　　(六)提高档案工作者的信息技术应用水平

　　信息技术不断发展，也不断涌现出新兴技术，为了促进社会发展，企业需要提高档案工作者的信息技术应用水平。档案工作者需要深入掌握有关档案的专业知识，同时需要灵活掌握计算机技术和信息管理技术等。例如在整理电子文件的过程中，档案管理者要高效管理数据库，同时要灵活操作计算机，满足企业档案管理工作需求，利用档案工作促进企业发展。企业档案管理部门需要大力引进专业人才，使整体工作队伍的素质水平不断提高。同时需要加强培训工作，在企业部门内部建立良好的学习环境，鼓励档案管理人员不断提升自我知识水平，促进档案管理信息化建设。

　　(七)建立电子档案库房

　　为了提高企业档案管理工作水平，突出档案的作用，工作人员需要高效收集管理企业档案数据，同时需要建立电子档案库房，模拟管理实体档案。企业需要建立电子库房，结合企业档案数据类型，在库房内部合理划分存储区域。此外可以利用虚拟技术全面展示档案库房，利用二维码数据形式归类企业实体档案。部署了企业电子档案库房之后，工作人员需要在智能化档案管理系统中传递档案数据，在入库阶段，利用档案储位管理板块获取档案信息，科学的匹配档案信息，并且在合理的位置存放档案信息。完成入库工作之后，企业档案管理人员可以利用电子档案库房全面搜集和查询档案信息。

　　四、结语

　　我国不断改进和完善信息化技术，为了企业工作效率，企业需要重视档案管理工作。在新时代信息数据化背景下，在企业档案管理工作中充分利用信息技术，创新档案管理工作模式，进一步提高企业档案管理工作的信息化水平，为企业经营发展提供针对性的数据。