试析高校档案信息资源共享的发展轨迹

来源：网络 时间：2022-03-19

　　据教育部统计表明，截至2017年5月31日，我国共有普通高等学校2914所[1]。这么多高校的档案信息资源是国家档案信息资源的重要组成部分，如依《档案法》规定，期满30年向社会开放，将会充分发挥高校档案信息资源的价值，产生极大的社会效益。事实上，高校档案信息资源共享的阻力非常大，至今尚未容纳到国家档案信息共享平台。早在1993年，长治医学院的高淑明就提出《关于实现高校档案信息共享的设想》[2]，但如何共享，通过什么方式共享，共享到什么程度，作者均未涉及。笔者认为，高校档案信息资源共享将会从校内共享转向区域共享，最终走向社会共享之路。

　　1 校内共享―高校档案信息资源共享的最初实现

　　高校档案信息机构作为高校的内设机构，其馆藏档案的服务对象主要是校内师生员工和广大校友，许多高校一直将其档案信息资源视为“独享”资源，极少向社会公开，且利用服务方式固定单一，毫无创新，导致许多高校档案信息资源得不到有效利用，社会价值也得不到实现。这种“独享”，其实是校内共享，共享对象为校内所有的教学部门、教辅部门和党政部门等若干个内设机构。究其原因，主要有两个方面。

　　一是高校对档案资源的认知错误。长期以来，高校档案都被作为其学校内部资源，即“独享”资源，受到严密的保管。一些高校认为，由高校自身产生或形成的档案，与社会公众和其他社会各项组织都没有任何关联，不具备对外开放使用的条件，理应自己保存独享。这与国外高校档案面向社会开展信息服务完全相反。造成的结果是，大量高校档案信息滞留在高校档案库房中，得不到社会的利用，也就难以实现社会的共享，档案的社会价值也就体现不出来。高校与社会公众之?g形成了一堵无形的高墙。扭转高校与社会公众之间存在的“信息鸿沟”问题，打破高校“信息独享”，也就成了现在高校领导决策层亟待解决的问题。

　　二是高校档案利用服务方式传统单一。我国许多高校档案馆提供利用服务的方式仍然局限在开具档案证明、提供档案复制件、信息咨询查找等方面，且获取档案的手续繁杂、成本较高、利用效果不显著，特别是许多有重要价值的高校档案长期受冷落，不被利用。

　　2 区域共享―高校档案信息资源共享的范围拓展

　　计算机技术、网络技术和通信技术在高校档案部门的广泛应用，使高校档案信息资源区域共享从设想变成可能。这种共享只是高校档案信息资源从校内共享向校外延伸，在区域范围内或者行业范围内共享，但并未向全社会共享。

　　最早实现高校档案信息资源区域共享的国家是英国，1999年11月至2002年10月，以格拉斯哥大学为基点的“苏格兰高校档案信息资源整合门户网”，整合了苏格兰地区10所高校的档案信息资源，促进苏格兰地区档案信息资源共享[3]。我国学术界对高校档案信息资源区域共享的研究方兴未艾，西南民族大学的黄小忠，苏州科技大学的程熙、王雪梅和成都体育学院的魏丽平等，纷纷对区域性高校档案信息资源共享机制、平台、实施路径进行研究，但真正意义上的高校档案信息资源区域共享并未实现。尽管如此，四川省、江苏省高校档案研究会（理事会）对区域性高校档案信息资源的共享进行推动，仍取得了一些成效[4][5]。其主要原因在于三个方面：

　　一是高校档案的社会价值极高。高校，作为主要的社会文化事业机构之一，不但是培养管理和技术性人才的机构，更是传播知识，促进社会文化发展、科技进步的场所。高校档案馆记载了高校成长与发展的过程，蕴藏了丰富的可供社会广泛利用的档案信息资源，既有综合性、一般性的查考档案，也有学校各部门产生的专门档案，档案信息涉及范围较广，社会、经济效益高，因此理应为社会服务，这也是实现高校社会价值的重要途径。

　　二是高校信息化程度加快。近几年，高校信息化不断加快发展，教学、行政、科研等各个领域都产生了大量的档案信息资源，而这些档案信息资源的整合利用为区域共享提供了可能。建立校际间的档案信息发布平台，建立档案信息资源共享的评估体系，推进档案信息资源共享的标准化建设，都会推动高校档案信息资源区域共享的实现。

　　三是发挥高校的知识导向作用。在社会文化事业的发展过程中，我国高等院校的影响力越来越大，许多社会科研、人文交流领域也需要高校参与其中。同样，高校也需要社会这个平台的支持，来促进其自身的改革与发展。所以实现高校信息资源共享，不仅可以发挥高校在社会文化事业上的知识导向作用，更是加强高校与社会、与人民沟通合作，互利共赢的举措。

　　3 社会共享―高校档案信息资源共享的发展趋势

　　大数据时代的到来，使高校档案信息资源实现全社会共享的意愿越来越迫切。在这方面，英国做出了表率。21世纪初，全英就有150多所高校参与了英国国家档案与其他档案部门之间的合作与资源共享[6]。我国高校档案信息资源共享不仅要实现区域共享，更要实现社会共享。

　　首先，档案信息服务方式多元化为高校档案信息资源实现社会共享提供了可能。高校档案信息资源的社会价值需要在社会广泛的共享和利用过程中得以实现，而实现共享和利用离不开档案信息服务方式的多元化。

　　高校档案部门要摆脱传统服务思维，解放思想，开拓创新。高校档案部门作为高校的内设机构，一直是为高校自身服务的，很少向社会公开其档案信息。而要想实现信息资源的整合优化以达到共享的目的，就必须树立高校档案馆为学校和社会双重服务的思想。通过搭建高校与政府机构、企事业单位、民间组织信息交流的桥梁，主动提供档案信息服务。高校档案部门应充分利用自身技术优势，与其他部门相互配合，专门开设相应的信息服务平台，与社会各组织机构良好互动合作，实现其社会价值。 　　其次，实现高校档案信息资源的优化与整合为高校档案信息资源实现社会共享提供了可能。明确档案信息资源整合的重点对象，开展对馆藏资源价值、用户需求、可开发空间的研究，精准预测社会需求。

　　借鉴国外高校档案信息资源整合方式。国外高校档案馆的社会认知水平已经和高校图书馆相当，已成为为高校和社会提供信息咨询和利用的服务性机构。美国一所高校因在公开课上将名师课程以教学档案资源共享的方式进行录制归档，并通过校内教育网站和高校课程联盟平台对外传播而风靡整个中国网络。这是一个很好的高校档案信息资源优化与整合的案例。据悉，哈佛大学档案馆将投资为每位高级教授录制全程课程视频并存档，然后建立专门网站进行推广[7]。可以说，美国高校公开课之所以能取得成功，很大一部分要归结于明确的信息资源的优化与整合。而目前，我国许多高校也陆续开通了网络尔雅课程，通过指定网站登录便可以聆听许多名校教授的课程，这是一大进步，尽管如此，我们国内在档案信息资源整合与优化方面仍有所欠缺，需要借鉴国外高校档案信息资源整合方式，认真汲取经验，以改善我们的不足之处。

　　最后，建立高校档案联盟机制为高校档案信息资源实现社会共享提供了可能。高校档案信息资源从校内共享，到区域共享，再到社会共享，并不是通过强迫高校档案管理机构实现档案信息资源服务社会化，而是采取鼓励的方式渐进地使高校档案馆走上服务化道路。但是，目前高校档案馆所面对的形势是自身职能定位错误、资源整合差、服务利用方式传统单一、创新度不够等一系列问题，而解决此问题的关键就是高校协同合作起来，建立一个联盟机制，取长补短，互相弥补借鉴，通过合作的力量来实现信息资源的共享。

　　一方面，高校档案馆可与校内或当地图书馆、当地博物馆建立合作关系。由于我国历史上缺少档案馆与图书馆、博物馆合作的传统，所以现在仍然实行的是分馆而治。这三馆各自所拥有的馆藏资源、其服务与利用的方式都是不同的，且有各自的特色。一旦建立合作关系，当档案馆需要某一信息资源而自己馆内暂时没有时，或者当公众咨询某信息服务而暂时提供不了时，便可以向合作方寻求帮助，真正达到信息资源的服务与共享，并造福大众。

　　另一方面，建立高校档案联盟机制是必经之路。当前大部分高校档案馆仍是独立运营，独立发展。传统的闭馆而治的思维使高校档案信息资源长期处于单一运作中，社会服务工作进程缓慢、利用度不够、受惠度较低等，这些已经引起了高校领导层和决策人员的注意。所以，建立高校档案联盟机制不仅是社会大众的迫切愿望，也是各高校决策者所期望看到的。而高校档案工作联盟的建立，主要在于建立高校档案管理机构之间的协作关系，如成立一个档案联盟小组，各高校选出一人担任小组成员，遇到重大问题可通过档案联盟小组成员内部协商。或者建立一个高校联盟网站，在网站上及时发布信息资源，通过网络渠道实现馆藏资源的共享。

　　高校档案信息资源的共享，也就是实现档案信息资源的最大化利用。既可以使高校充分利用档案信息资源为自身服务，又可以更好地服务社会大众，实现双赢。大数据时代，移动互联网技术的成熟与应用，将会推动高校档案信息资源最终实现社会共享。

　　*本文系2016年度教育部人文社会科学研究规划基金项目《大数据时代档案信息资源共享平台构建的研究》（项目?：16YJA870001）、2016年地方高校国家级大学生创新创业训练计划项目《大数据时代网络信息资源归档研究》（项目号：201610324022Z）阶段性研究成果。