社区档案管理工作的现状、问题及对策

来源：网络 时间：2022-03-19

　　近年来，随着政府职能的转型和城市体制的变革，社区建设力度不断加大，社区承担的社会职能得到进一步强化，社区在推进城市化进程、加强基层民主建设和提高人民生活水平等方面发挥着越来越重要的作用。社区档案真实完整地记录了社区自治管理工作历程，社区档案工作直接关系到社区各项工作的开展。在新形势下如何更好地开展社区档案工作，实现社区档案的规范化管理，为社区发展和城市建设服务，是当前面临的一项重要任务。

　　在本文中，笔者以北京市社区档案管理现状为例，谈谈对加强社区档案工作的认识。

　　一、北京市社区档案管理现状及问题

　　北京市社区档案工作起步于上世纪90年代末，2003年，北京市档案局和北京市民政局联合印发《关于进一步做好我市社区档案管理工作的意见》，对加强全市社区档案管理工作起到了指导和引领作用。全市16个区县档案局结合《意见》要求，都制定了社区档案管理规范性文件，并通过培训、现场指导、检查等方式方法加强对社区档案管理工作的指导。

　　经过10多年的发展，社区组织和规模有了很大的变化，社区居委会及社区服务站等社会组织承担着越来越多政府主导下的社会职能工作。社区档案工作同样随着社区各方面的发展而变化。社区档案内容涵盖了社区组织机构与管理、党建、共青团妇女、统战、老龄、综合治理和人民调解、人口与计划生育、卫生、文化教育体育、社区服务与管理、社会保障工作等各个方面，既为社区建设留下历史见证，也为社区发展积累了丰富的资料。

　　为深入了解全市社区档案管理情况，北京市档案局在2013年10月对社区档案的门类、数量、管理状况、经费保障、人员情况及信息化等方面进行了全面调查，通过发放调查表对全市16个区县220个街道（地区）办事处，2662个社区进行了广泛调研，并对部分社区实地走访。从调研的结果来看，社区档案工作存在档案门类较多、数量较大，库房及设施设备不能满足安全保管的需要，信息化不能适应现代化管理的需要等状况。

　　（一）社区档案的门类和数量情况

　　各社区一般保存有文书、科技、会计、声像、电子、实物等多种门类和载体的档案，并编制了案卷目录、归档文件目录等必要的检索工具。文书档案是社区档案的主体，主要包含民政救助、劳动保障、计生、老龄、残疾、治保调解、经济适用房和廉租房申请、社会化管理等业务工作档案。截至2013年10月底，全市社区室藏档案总数1828587卷/件，其中文书档案1425302卷/件，会计档案29108卷，科技档案9785卷，设备档案9089卷，照片档案418987张，实物46544件，电子档案151298件（图1）。

　　（二）社区档案管理情况

　　各社区档案工作一般归属社区党委分管，社区承担的社会服务职能的增多以及各类型业务档案的增加，迫切要求社区党委进一步强化档案管理工作，加大建章立制，配备库房、档案专柜等。

　　1.社区档案管理制度建设情况。社区逐步建立了归档、保管、借阅、鉴定销毁、换届交接等一系列档案管理制度。全市2662个社区中，有1990个社区制定了归档制度，占74.8%；有2124个社区制定了保管制度，占79.8%；有1598个社区制定了借阅制度，占60%；有1115个社区制定了鉴定销毁制度，占41.9%；有1423个社区制定了换届交接制度，占53.5%（表1）。

　　2.档案专用库房及硬件建设情况。2662个社区中，有484个社区配有独立的档案库房，占18.9%；有2182个社区配有档案专用铁皮柜，占81.9%；有855个社区保管档案场所配备了防盗门窗，占32.1%；有1540个社区配备了灭火器，占57.9%（表2），档案保管还存在一定隐患。

　　（三）档案管理人员及经费情况

　　1.社区档案管理人员普遍存在人员少，且流动性强的特点。绝大部分是兼职档案员，兼职基本都在3项工作以上，有的甚至兼7、8项工作；从身份上看，有的是正式在编人员，有的是聘用人员。据统计，2662个社区档案人员中，专职档案人员89人，仅占3.3%；兼职档案人员2573人，占96.7%；正式在编人员1803人，占67.7%；聘用人员859人，占32.3%（表3）。

　　2.档案经费情况

　　全市所有社区都没有专门的档案业务经费，档案管理工作所需经费一般从社区办公经费中支出。

　　3.档案信息化发展情况

　　随着社会信息化的发展和档案信息化管理的实际需要，社区档案的数字化管理得到一定发展，整理和保存了一定数量的电子文档、数码照片和视频等。2662个社区中，有357个社区配备了档案专用电脑，占13.4%；有462个社区建立了计算机档案检索目录，占17.4%。

　　（四）社区档案管理存在的主要问题

　　社区档案管理是社区开展党的建设、社区自治、社区文化、社区服务和社区安全等各项工作的重要基础，虽然各社区档案管理工作已经取得了一定的进展，但还存在着各区县社区的档案管理水平不均衡，同一区县不同社区之间档案管理工作水平不平衡的状况。

　　1.档案管理意识比较薄弱

　　（1）部分社区档案工作还未形成正常领导体制和工作机制，社区领导对档案工作重要性认识不够，对档案相关法律法规不了解，档案工作没有得到应有的重视和关注，档案管理所需的人、财、物无法得到很好保障。

　　（2）市、区街道业务主管部门干涉过多，他们为便于本部门专业工作需要，要求社区按照本部门规定建专卷，既干涉了社区的自主管理，又导致社区档案不能集中统一管理，且重复建档，给社区档案管理工作有序开展造成较大的影响。 　　（3）部分社区工作人员对档案工作不理解，认为社区搞建档又多了一项工作，是给自身找麻烦；少数人甚至认为社区不需要建立档案工作，社区服务中产生的文件材料上交上级对口业务部门即可，本社区不需要归档。

　　（4）部分社区档案管理人员缺少档案法制观念，不熟悉档案法律法规和相关业务知识。

　　2.档案业务保障基础薄弱

　　（1）档案专业人员队伍建设不到位

　　社区档案管理人员配备不到位，部分人员身兼多职，精力不足。档案员队伍不稳定，变动频繁，有些社区甚至没有配备相对固定的专兼职档案员。部分档案人员很少参加档案业务技能培训，缺乏基本的档案管理知识和基本技能，很难胜任和完成档案管理工作。

　　（2）硬件建设无法适应档案工作需要

　　随着社区服务职能的拓展，大量各门类和载体档案产生，档案保管硬件建设无法适应工作需要的矛盾凸显。全市2178个社区没有专门的档案库房，有761个社区采用分散保管的方式，档案保管专柜的容量不足，档案设施设备不能满足需求的问题在各个社区普遍存在。

　　（3）档案业务经费不足

　　社区档案管理工作所需经费是从社区办公经费中支出，而每年的社区办公经费也仅仅2万元左右，能够用到档案管理上的经费更是少之又少，这就导致档案整理保管必备的档案装具、专柜等都不能予以保障。

　　3.档案管理不规范

　　（1）档案工作的机制还未完全建立，档案工作制度还不健全。由于缺乏统一的协调机制，一些社区业务工作形成的档案基本处于谁形成谁管理的状态，部分社区还缺少归档、保管、借阅和换届交接等基本的档案管理制度，在文件归档整理时，有的按上级业务部门要求整理，有的随自己工作方便整理，既没实现档案的集中统一管理，也没有按照档案标准规范化整理，且造成文件材料归档不齐全，严重影响了社区档案管理工作的有序开展。

　　（2）档案信息化工作相对滞后。由于社区经济条件有限，档案管理人员素质不高等原因，大部分社区信息化建设比较滞后，仍然采用传统纸质手段保管档案，产生的电子文件也没有归档，不仅影响了社区档案的完整性，也不利于今后的开放利用。

　　二、做好社区档案管理工作的对策

　　社区档案工作是社区工作的重要组成部分，也是档案工作的新领域。做好社区档案工作，需要档案行政管理部门和社区业务主管部门及社区的共同努力。各级部门要通过各种途径，加强档案法律法规的宣传力度，组织社区人员学习《档案法》等，提高社区人员的档案法制观念；要采取多种形式，宣传社区档案工作的重要性和作用，宣传社区档案工作与社区建设、与城市文明建设的关系，真正把档案工作作为社区基础工作的一项重要任务来抓，做到社区档案工作与社区各项工作同步。

　　（一）加强顶层设计，严格规范标准

　　省级档案行政管理部门要加强与省级民政、社工等部门的沟通协调，争取相关部门对社区档案工作的理解和支持，做好全省社区档案行政规范性文件的制定工作，协调与民政、社工等部门共同制发。积极组织地市县级档案局做好规范性文件的宣贯，确定工作目标，提出工作标准，明确工作要求。同时加强对社区档案工作的宏观监督指导和调研工作，发现社区好的做法，及时认真研究，总结经验，树立典型，做好宣传和推广，以点带面，带动整个区域社区档案工作全面提升。

　　（二）加强沟通协调，做好培训指导

　　地市县级档案局要加强以下几项工作：一是加强与本行政区域组织、民政、社工、街道等部门的沟通与联系，积极为社区档案工作营造良好环境。二是协调成立社区档案工作领导小组，由地市县级档案局牵头，民政、社工等部门为成员单位，重点做好相关部门的沟通协调工作，确保社区档案工作所需的人、财、物等得到充分保障。建立社区档案工作管理网络，形成档案行政管理部门―街道―社区居委会三级档案管理网络。地市县级档案局研究制定本地区社区档案工作标准，并同街道办事处一起按照标准抓落实，努力使社区档案工作朝着规范、标准、有序的方向发展。三是组织培训街道和社区档案管理人员，提高其档案业务知识和能力。四是积极与街道档案管理人员沟通，调动和激发他们的工作热情和积极性，指导街道办事处档案人员通过上门指导、检查考核等方式，进一步促进社区档案工作取得新进展。

　　（三）加强支持保障，促进齐抓共管

　　街道办事处作为社区直接的行政管理部门，要关心和支持社区档案工作，切实做好社区档案工作必需的人员、经费、库房、装具保护设备等基础保障，为社区档案工作的开展创造必要的条件。社区档案工作是一项系统工程，涉及民政、社工、劳动保障、计生、文明办、安全综治等多个部门，只有各相关职能部门加强合作，齐抓共管，形成合力，才能抓好社区档案工作。社区各项工作直接受街道办事相关职能部门的领导，街道办事处分管档案工作的领导应统筹相关职能部门制定有关档案的各项制度、办法，统一归档、整理标准；与相关部门达成共识，建立社区档案协同管理体系，对社区档案资源进行整合，集中收集、整理和保管，确保档案收集齐全、整理规范、保管有序、利用有效。街道办事处档案管理人员要经常指导社区工作人员做好社区业务工作形成的文件材料的收集和归档工作，并对社区工作人员定期进行业务培训。

　　（四）加强建章立制，抓好层层落实

　　社区领导要通过各种途径，加强与社区主管机关（主要是街道办事处各职能部门）的沟通与联系，争取社区行政管理部门的支持，为社区档案工作的开展创造必要的条件。要明确一名分管领导具体负责档案工作，选用责任心强、业务素质好的同志担任专（兼）职档案人员。

　　要在构建和谐外部大环境的基础上，营造良好的社区档案管理工作小环境，最大程度上保持档案管理人员岗位的相对稳定，通过提供晋升机会和待遇等方法，加强对档案管理人员的岗位吸引力，使档案管理工作开展得更好。

　　社区档案管理人员要加强以下几项工作：1.加强自身档案业务知识的学习，通过参加档案行政管理部门和街道办事处组织的培训，不断提高档案业务技能和能力，同时提高使用现代化技术设备管理档案的能力。2.做好社区各项档案管理制度，建立健全文件材料的形成、积累、归档、整理及档案保管、借阅、统计、鉴定和移交、档案人员岗位责任制等制度，使社区档案工作走上标准化、规范化、制度化的轨道。3.指导社区工作人员做好社区业务工作形成的文件材料的收集和归档工作，并开展相关业务培训，确保各种载体的文件材料归档齐全完整，规范整理。4.做好本社区档案的安全保管和提供利用工作。

　　社区工作人员要加强日常业务工作形成的文件材料的积累和归档工作，尤其是加强对民政救助、劳动保障、计生、老龄、残疾、治保调解、保险、社会化管理等涉及民生的文件资料的收集，保证反映社区业务工作的文件齐全完整，更好地为百姓调解纠纷，排忧解难发挥作用。

　　当然，由于新时期社区档案工作面临许多新情况，在实际工作中还会存在很多问题，各级档案行政管理部门和广大社区档案管理人员要在实践中发现问题、解决问题，并加强理论研究以更好地指导实践，在全新的工作状态中，积极有效的完善档案管理工作的创新与发展。